Miksi HR kannattaa ottaa mukaan ennen kuin tilanne muuttuu ongelmaksi
Useimmat esihenkilöt haluavat vilpittömästi, että heidän tiimiläisensä onnistuvat ja kukoistavat työssään. He haluavat tarjota mahdollisuuksia, vapautta ja tilaa kasvaa – joskus jopa niin paljon, että vaikeita keskusteluja lykätään liian pitkään. Esihenkilön näkökulmasta voi tuntua kohtuuttomalta alkaa puuttua yksittäisiin suorituksiin, jos kokonaiskuva ei ole vielä kriittinen.
Mutta juuri tässä piilee haavoittuvuus: kun kehityskeskustelut, tavoitteet ja seuranta jäävät työntekijälle epäselviksi, alisuoriutuminen voi päästä vakiintumaan – eikä työntekijä ehkä edes tiedä olevansa väärällä polulla. Ilman selkeitä askelmerkkejä ja aktiivista palautetta, kasvu jää sattuman varaan.
Tukea silloin, kun sillä on vielä vaikutusta
HR:n tehtävä ei ole “hoitaa ongelmat pois” jälkikäteen, vaan rakentaa ennakoivia malleja ja reiluja prosesseja, jotka tukevat esihenkilöä – ja ennen kaikkea työntekijää. Jos suoriutuminen mietityttää, keskustelu HR:n kanssa ei ole virheen merkki vaan riskienhallintaa parhaimmillaan.
Eräässä tilanteessa esihenkilö toi keskusteluun esiin puolivahingossa, että hänen tiimissään oli kaksi henkilöä, joiden suoriutuminen ei vastannut odotuksia. Yhden kanssa oli käyty keskusteluja jo kuukausien ajan ilman tuloksia. Toinen kieltäytyi muuttamasta toimintatapaansa vedoten siihen, että “ei se kollegakaan tee enempää”. Molemmissa tapauksissa HR oli jätetty kokonaan keskustelujen ulkopuolelle.
Kun nämä asiat tulivat esiin, olin aidosti järkyttynyt. Kyse ei ollut siitä, etteikö organisaatiossa olisi ollut toimintamalleja, vaan siitä, ettei niitä ollut hyödynnetty. Jos esihenkilö olisi ollut yhteydessä jo ensimmäisten havaintojen jälkeen, olisimme voineet laatia konkreettisen suunnitelman – tavoitteet, aikataulun ja kriteerit kehitykselle. Jos suunta ei olisi muuttunut, tilanne olisi ollut hallittavissa ja päätökset perusteltavissa. Toisen työntekijän kohdalla samaa mallia olisi voitu hyödyntää heti – tai ehkä tilannetta ei olisi edes syntynyt.
Kun HR jätetään pois, asiantuntemus jää käyttämättä – ja HR ei voi tarjota sitä tukea, jota tilanteessa tarvittaisiin.
Ongelmia vai haasteita? Ajoitus ratkaisee.
On tärkeää muistaa, että alisuoriutuminen ei ole ongelma. Se on haaste. Ja haasteilla on ratkaisuja – kunhan niihin puututaan oikeaan aikaan, oikeilla keinoilla.
Haasteista syntyy ongelma siinä vaiheessa, kun:
- työntekijä ei ota annettua tukea vastaan
- tavoitteisiin ei päästä
- eikä suunta muutu, vaikka aikaa ja apua on annettu.
Yleensä jos yllä olevat kolme asiaa täyttyvät, on työntekijän asenteessakin jo haasteita. Vasta siinä vaiheessa esihenkilö kohtaa tilanteen, jolle ei löydy enää yhteistä ratkaisua työn jatkumisen näkökulmasta. Tilanteesta tulee “ongelma” sanan varsinaisessa merkityksessä.
HR ei ole siivooja – eikä viestintäassistentti
HR-ammattilaisena on turhauttavaa huomata, että meitä lähestytään usein vasta sitten, kun tilanne on jo kriisiytynyt tai ihan suoraan vetelät ovat jo housuissa. Vielä turhauttavampaa on, kun meiltä toivotaan vain “viestintäapua” tai kysytään, voisimmeko “hoitaa tämän tyylikkäästi ulospäin”. Kyllä, osaamme viestiä. Mutta ennen kaikkea olemme työelämän rakenteiden asiantuntijoita, joiden tehtävä on ehkäistä tilanteita, ei vain hallita niitä jälkikäteen.
Yksi esihenkilöistä, joka alkuun toimi täysin omin päin, totesi myöhemmin, että yhteydenpito HR:ään teki asioista sujuvampia, selkeämpiä ja helpompia. Myöhemmin hänestä tuli eräänlainen HR-lähettiläs: otti meihin yhteyttä nopeasti ja kehui muillekin, miten asioita kannattaa hoitaa.
Se oli palkitsevaa – ja muistutus siitä, että vaikka HR:ään turvautuminen voi tuntua joskus tarpeettomalta, se on aidosti hyvä keino tehdä esihenkilön työstä kevyempää. Monesti löytyy helppoja ratkaisuja pelkästään sillä, että keskustellaan tunti kahvikupin äärellä.
Miten tästä eteenpäin?
Ammattimaisessa organisaatiossa esihenkilö ei jää yksin tilanteiden kanssa. Se vaatii kuitenkin yhteisen ymmärryksen siitä, milloin HR kannattaa ottaa mukaan ja miksi. Tätä ilosanomaa tulisi ihan ylimmän johdon jo ymmärtää jakaa. Itse mainitsen tämän jokaisessa esimieskohtaamisessa – jos joku haluaa silti toimia yksin, se on lopulta oma valinta – ja oma riski.
Tärkeintä on muistaa: esihenkilön tehtävä ei ole ratkaista kaikkea yksin.
HR on olemassa juuri siksi.