Kun HR on näkymätön
HR:n rooli työntekijän näkökulmasta on joskus kuin sumuinen hahmo toimiston kulmassa – tiedetään, että se on olemassa, mutta ei aina ihan tiedetä, mitä se tekee tai milloin sinne pitäisi ottaa yhteyttä. Jotkut näkevät HR:n työsuhdeasioiden byrokratia-apuna, toiset taas anonyyminä voimana, joka hoitaa palkkoja, rekryjä ja muistuttaa vuosilomakertymistä. Hyvin toimiva HR on usein vähän kuin silmälasit – niitä ei aina huomaa käyttävänsä mutta ilman niitä näkee huonommin ja törmäilee helpommin.
Vaikka HR:n työkenttä on laaja, työntekijöille näkyy yleensä vain päivittäinen, operatiivinen siivu: työsuhdeasiat, lomat, palkat, rekryt, työterveys ja henkilöstökyselyt. Tämän lisäksi HR auttaa arjen pienissä pulmissa – kuten miksi palkassa on viisi senttiä liikaa tai liian vähän. Mutta tämä on vain jäävuoren huippu. Taustalla tapahtuu strategista suunnittelua, kulttuurityötä, esihenkilöiden tukemista, lainsäädännön tulkintaa, muutosprosessien fasilitointia ja rakenteiden suunnittelua ja rakentamista. Työntekijöille näkyvä osa on vain hyvin pieni osa HR:n kokonaisvastuusta.
HR sillanrakentajana
HR:stä puhutaan joskus kuin se olisi työpaikan oma terapeutti tai äitihahmo – paikka, jonne voi mennä kaatamaan sydämensä ja toivoa, että joku tekee asialle sitä kuuluisaa “jotain” tai vähintään saada puoltoa omalle näkemykselle. Mutta tämä kuva ei ole ihan kohdillaan – ja joskus jopa vie harhaan.
Yrityksen HR-strategiat rakennetaan tukemaan koko liiketoiminnan tavoitteita, joten HR-strategia luonnollisesti rakennetaan tukemaan yrityksen lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteita. Operatiiviset HR-asiantuntijat sen sijaan työskentelevät arjessa ihmisten kanssa tavalla, joka ei tarkoita kummankaan – työntekijän tai työnantajan – puolueellista suosimista. Heidän roolinsa on toimia sillanrakentajina, varmistaa reiluus ja johdonmukaisuus sekä luoda luottamusta eri osapuolten välille. Se auttaa luomaan työpaikalle pelisäännöt, jotka tekevät arjesta vähän vähemmän arpapeliä.
HR ei päätä yksin, mitä pelisääntöjä työpaikalla noudatetaan – toiveet tulevat usein johdolta ja esihenkilöiltä, jotka kaipaavat struktuuria myös oman työnsä tueksi. HR:n tehtävä on koota nämä toiveet ja käytännöt yhteen, pukea ne sanoiksi ja prosesseiksi, jotta kaikki tietävät, missä rajat kulkevat ja minkä sisällä voi toimia.
HR ei ole luottamushenkilö – eikä terapeutti
Työntekijän näkökulmasta HR voi näyttäytyä monella tavalla: joskus se on rekrytoija, joskus lomakkeiden lähettäjä, joskus se, joka kutsuu keskusteluun. Mutta HR ei ole luottamusmies, eikä sen tehtävä ole ajaa yksittäisen työntekijän etua – vaikka kuunteleminen ja inhimillisyys ovatkin osa ammattitaitoa. HR:n työ on toimia tilanteissa rakentavasti ja johdonmukaisesti – myös silloin, kun se ei tunnu mukavalta.
Olen nähnyt tilanteita, joissa työntekijä pettyy, kun HR ei ota suoraan kantaa hänen puolestaan. Mutta juuri silloin HR tekee työnsä oikein – pysyy neutraalina ja etsii ratkaisua, ei syyllistä. Toisinaan HR:ltä odotetaan nopeaa ratkaisua tilanteeseen, jossa työntekijä kokee tulleensa kohdelluksi epäoikeudenmukaisesti. Mutta HR:n tehtävä ei ole jakaa tuomioita, vaan varmistaa, että asia käsitellään oikeudenmukaisesti – kaikkien osapuolten näkökulmat huomioiden. Se voi tarkoittaa, että prosessi vie aikaa, mutta huolellinen asian tarkastelu tekee siitä reilun.
Johdonmukaisuus rakentaa luottamusta
Vaikka tämä blogikirjoitus keskittyykin HR:n ja työntekijän väliseen suhteeseen, on tärkeää ymmärtää, että esihenkilöillä on keskeinen rooli käytäntöjen toteuttamisessa. HR voi tarjota työkalut, tuen ja linjaukset – mutta vastuu arjen päätöksistä ja niiden johdonmukaisuudesta on esihenkilöillä. Jos he poikkeavat ohjeistuksista, ovat työntekijät usein ensimmäisenä koputtelemassa HR:n oveen ja kysymässä firman linjaa.
Loppujen lopuksi suurin osa työntekijöistä haluaa tulla kohdelluksi reilusti – samalla tavalla kuin vierustoveri. Juuri siksi yhteisiä käytäntöjä rakennetaan: jotta jokaisella olisi selkeä käsitys siitä, mitä voi odottaa ja mihin voi luottaa. HR on se taho, joka rakentaa rakenteet, joihin voi nojata, kun tuulee – ja joskus myös silloin, kun on täysin tyyntä ja tylsää. Se tekee taustatyötä, jotta arki rullaa: palkat tulevat ajallaan, lomat kertyvät ja kaikki tietävät, miten toimitaan, kun joku mokaa (koska joku aina mokaa). Sitäkin varten on prosessi. 😀
Kun työntekijä ymmärtää, mikä HR:n rooli oikeasti on, syntyy vähemmän väärinkäsityksiä ja enemmän luottamusta – mikä taas vahvistaa koko työyhteisön toimivuutta.
Mitä HR sitten on työntekijälle?
HR on se taho, joka rakentaa rakenteita, jotka mahdollistavat hyvän työn tekemisen. Se luo prosesseja, jotka tekevät arjesta selkeämpää. Se varmistaa, että työntekijöillä on oikeudet, mahdollisuudet ja turvallinen ympäristö toimia. Ja kyllä – se kuuntelee, kohtaa ja välittää. Mutta ei kaverina, vaan vastuullisena ammattilaisena.
HR:n työ on ihmisläheistä. Se liittyy hyvinvointiin, vuorovaikutukseen ja kulttuuriin – asioihin, jotka ovat meille henkilökohtaisia. HR:n tehtävä on olla mahdollistaja, ammattilainen, taho joka toimii johdonmukaisesti ja rakentavasti. Ja juuri siksi sen rooli on niin tärkeä ymmärtää oikein.
Haluatko tietää, miten HR ja esihenkilöt voivat onnistua yhdessä?
Lue seuraava blogi tekstini: Osa 2: Esihenkilö, HR on tuki – mutta ei voi johtaa puolestasi