HR ei voi onnistua yksin
Edellisessä blogissani pohdin, miksi HR:n rooli työntekijän silmissä usein ymmärretään väärin – ja miten sen onnistuminen on lopulta kiinni siitä, miten esihenkilöt toimivat arjessa. Tässä jatko-osassa pureudutaan siihen, mitä esihenkilötyö oikeastaan on, ja miksi HR voi olla siinä korvaamaton tuki – mutta ei koskaan varsinainen sijainen.
Esihenkilö on arjen johtaja – HR ei voi ottaa sitä roolia
Esihenkilön tehtävä ei ole vain tiimin koordinointi tai työtehtävien jako – hän edustaa työnantajaa. Tämä rooli tuo mukanaan vastuuta, lakeja ja linjauksia, joiden laiminlyönti ei ole pelkkää huonoa pelisilmää vaan voi johtaa ihan oikeisiin (rikosoikeudellisiinkin) seuraamuksiin. Työturvallisuus, tasapuolinen kohtelu ja kuormituksen hallinta eivät ole pelkkiä hyviä käytäntöjä – ne ovat lakiin kirjattuja velvoitteita.
Johtaminen ei ole palkinto hyvästä työstä: se on rooli, joka tuo mukanaan vastuun ja velvollisuuden. Se vaatii päätöksentekokykyä, selkärankaa ja joskus epämukavuuden sietoa. Onneksi johtajana ei tarvitse olla kaikkitietävä – HR on olemassa juuri niitä hetkiä varten, kun et ole varma, mitä seuraavaksi pitäisi tehdä.
Roolien selkeys: esihenkilö ei ole supertyöntekijä tai viestinviejä
Esihenkilön tehtävä on vastata niihin arjen asioihin, jotka kuuluvat hänen tontilleen – mutta myös tunnistaa, milloin asia pitää ohjata eteenpäin. Hän ei ole vastausautomaatti, eikä työntekijän puolestapuhuja silloin, kun asia kuuluu työntekijän itsensä hoidettavaksi.
Ylöspäin delegointi on usein merkki epäselvistä rooleista. Jos työntekijä ei jaksa selvittää asiaa itse, esihenkilön ei tarvitse tehdä sitä hänen puolestaan. Intra, henkilöstöopas ja ohjeet eivät ole koristeita, vaan työvälineitä, jotka HR on yhteistyössä muun johdon kanssa luonut tuomaan työpaikalle struktuuria.
Johtamista ei voi ulkoistaa – ei edes vaikeina päivinä
Esihenkilö ei voi jäädä sivustakatsojaksi tai odottaa, että HR hoitaa vaikeat asiat hänen puolestaan. Esihenkilötyö on käytännössä henkilöstöjohtamista – omassa tiimissä, arjessa, niillä työkaluilla ja linjauksilla, jotka HR on tarjonnut. Se tarkoittaa myös sitä, että esihenkilön on uskallettava tarttua omaan rooliinsa täysipainoisesti. Johtaminen tapahtuu siellä, missä ihmiset tekevät töitä – ei HR:n toimistossa eikä Slackin DM:ssä.
HR voi olla sparraaja, kouluttaja ja coach. HR:n tehtävä on varmistaa, että kaikki esihenkilöt toimivat yhdenmukaisesti ja samoilla pelisäännöillä. Se voi tarjota työkalut, linjaukset ja joskus vähän muistilappuja seinälle. Mutta johtaminen – sen tekee esihenkilö itse. Kun tiimiläinen alisuoriutuu, käyttäytyy epäasiallisesti tai jää pois ilman ilmoitusta, HR auttaa tunnistamaan tilanteen ja antaa toimintaohjeet. Toiminta on kuitenkin esihenkilön vastuulla.
Johtaja – ei vain yksi tiimistä
Esihenkilö ei ole tiimin ”supertyöntekijä” eikä porukan kaveripomo. Esihenkilöksi ei tulla palkintona hyvästä työstä, vaan siksi, että halutaan ja kyetään ottamaan vastuuta. Yleensä esihenkilöksi haetaan ja silloin tiedostetaan se, että oma rooli muuttuu vastuullisemmaksi. Työ vaatii uudenlaista osaamista, kykyä tasapainotella odotusten ristitulessa – ja halua opetella yrityksen käytännöt sen verran hyvin, että niistä osaa myös viestiä muille.
Hyvä esihenkilö on helposti lähestyttävä ja inhimillinen – mutta samalla johtaja. Rooli ei ole sulautua joukkoon, vaan säilyttää selkeä johtajuus. Se ei ole rooli, johon kasvetaan pelkällä kokemuksella – siihen tarvitaan myös halua kehittyä ja kykyä kestää epämukavuutta.
Esihenkilö on aina ensin työnantajan edustaja. Se ei tarkoita kylmyyttä, vaan sitä, että hänen on vietävä päätöksiä eteenpäin selkeästi ja rakentavasti – myös silloin, kun ne eivät herätä riemunkiljahduksia. Kaikkea ei voi sanoa ääneen tiimille, eikä jokainen oma eriävä mielipide kuulu työntekijöille. Osa asioista kuuluu muille foorumeille: HR:lle, johtoryhmälle tai omaan pohdintaan.
Esihenkilön ensisijainen tehtävä on seistä organisaation linjausten takana – erityisesti silloin, kun on saanut olla mukana keskustelussa, kysyä ja vaikuttaa. Jos kokouksessa nyökätään, mutta tiimin edessä sanotaan “tämä tuli ylhäältä” – se syö uskottavuutta molemmista suunnista. Johdonmukaisuus ja selkäranka ovat esihenkilötyön peruspilareita. Jos itse ei ymmärrä tai halua seistä päätöksen takana, miten voi odottaa, että tiimi niin tekisi?
Seurasin vierestä, kun eräässä tiimissä käytiin keskustelua jäljellä olevien lomapäivien pitämisestä. Kun tiimi ei meinannut ymmärtää, miksi lomat pidetään tiettyyn aikaan, esimies totesi viimeisenä oljenkortenaan: ”HR pakottaa käyttämään loput lomapäivät.” Kenen asemaa tämä vahvisti? Tuskin kenenkään.
HR auttaa soveltamaan – ei tarjoile valmiita vastauksia
Hyvä HR ei tarjoa kyllä/ei-vastauksia, vaan auttaa hahmottamaan kokonaisuuden: mitä laki sanoo, mitkä ovat organisaation linjaukset, mitä vaikutuksia eri ratkaisuilla voi olla. Joskus ohjeistus on ehdoton. Joskus se on kehys, jonka sisällä on tilaa harkinnalle.
HR ei kehitä politiikkoja, ohjeistuksia tai prosesseja huvin vuoksi. Niillä on usein taustalla lainsäädännöllinen merkitys – ne suojaavat työntekijää, työnantajaa (lue: esihenkilöä!) ja joskus myös asiakkaita. Siksi joskus asiat on tehtävä juuri niin kuin HR sanoo, eikä vaihtoehtoja oikeastaan ole. Ja joskus taas ohjeistus tarjoaa raamit, jota voi tulkita tilanteeseen sopivalla tavalla. Tärkeintä on ymmärtää, kumpaa tilanne kulloinkin vaatii – ja siinä HR voi olla kullanarvoinen kumppani.
Jos työntekijä haluaa tehdä kuukauden etätöitä Espanjasta, vastaus ei ole pelkkä ”saattaa onnistua” – vaan keskustelu, jossa huomioidaan verotus, vakuutukset, tietoturva ja firman linja. HR ei vie päätöstä maaliin, mutta auttaa esihenkilöä pääsemään sinne.
Yhteinen tavoite: toimiva ja reilu arki
HR ja esihenkilö eivät ole vastakkain, eivätkä rinnakkaisissa maailmoissa. Heillä on yhteinen tavoite: työyhteisö, jossa arki on reilua, odotukset ovat selkeitä ja ihmisillä on mahdollisuus onnistua ja keskittyä omaan ydinosaamiseensa.
HR tuo rakenteet – esihenkilö tuo läsnäolon. HR tuo linjakkuuden – esihenkilö tilanteen tulkinnan. Molempia tarvitaan, mutta eri rooleissa. Kun yhteistyö toimii, työntekijän kokemus ei ole sattumanvarainen. Se ei riipu siitä, kuka sattuu olemaan oma esihenkilö – vaan siitä, että linjat, rakenteet ja ihmiset pelaavat samaan suuntaan. Ja se, että kaikki esimiehet ovat sisäistäneet yrityksen ohjeistukset ja haluavat noudattaa niitä.
Ja juuri siksi: Esihenkilölle HR on tuki – ei esimiestyön korvaaja.
Mutta mitä tapahtuu, kun HR jätetään silti ulkopuolelle?
Seuraavassa blogissa ”Osa 3: Ajoissa on paras aika” pureudun siihen, miten hyväkin esihenkilö voi joutua vaikeuksiin ilman HR:n tukea – ja miksi yhteispeli ratkaisee.