Kuinka kauan toimitusjohtaja voi hoitaa HR-asiat itse – ennen kuin se alkaa maksaa liikaa?
Moni kasvuyritys elää pitkään tilanteessa, jossa toimitusjohtaja hoitaa HR-asiat muun työn ohessa. Alkuvaiheessa se on täysin ymmärrettävää – kun työntekijöitä on alle kymmenen, palkat pyörivät, työsopimuspohjat on kerran googlattu ja verottajankin kanssa on jo keskusteltu eduista ja optioista.
Mutta kun henkilöstömäärä kasvaa, tilanne muuttuu. Kymmenestä tulee viisitoista, ja pian mennään yli kahdenkymmenen hengen. HR-asiat eivät enää ole pelkkää hallintoa – ne vaativat aikaa, suunnittelua, ymmärrystä ja osaamista. Ymmärrystä, jota ei välttämättä löydy omasta takaa. Silti monessa kasvuyrityksessä HR:ää hoidetaan vielä tässäkin vaiheessa “siinä sivussa”. Aikaa ei ole perehdyttää ketään uutta, eikä tiedetä milloin olisi oikea hetki palkata HR-ammattilainen. Siispä: hoidetaan nämä nyt vaan itse.
Kun HR-velvoitteet yllättävät
Yhtäkkiä pöydällä on lista tekemättömistä dokumenteista, riskikartoituksista ja puuttuvista ohjeistuksista – asioista, joiden olemassaolosta toimitusjohtaja ei ole edes osannut uneksia.
Siinä kohtaa ei enää puhuta siitä, tarvitaanko HR-osaamista – vaan siitä, kuinka nopeasti sitä saadaan paikalle.
Kun aloitin eräässä kasvuyrityksessä, ensitöikseni tein HR-auditin. Sen seurauksena eteeni muodostui pitkä lista asioita, jotka olivat jääneet hoitamatta – työajanseuranta, yhdenvertaisuus- ja tasa-arvosuunnitelmat, koulutussuunnitelma, työturvallisuuteen liittyvät toimenpiteet… ja paljon muuta.
Pian kävi selväksi, ettei pelkkä lista ollut ongelma. Yrityksessä ei vielä ollut ymmärrystä siitä, mitä velvoitteet käytännössä tarkoittavat – ne hahmottuivat vasta, kun pureskelin johdolle asiat ja prosessit auki. Monet lakisääteiset vaatimukset tulevat voimaan tietyssä kasvuvaiheessa, eikä niitä voi ohittaa. Mutta jos ei ole kouluttautunut asiantuntija, harvemmin näkee pintaa syvemmälle. Siksi HR-kentässä toimii alansa ammattilaisia – jotta yrityksillä olisi tuki, joka auttaa tunnistamaan ja täyttämään nämä velvoitteet ajoissa.
Miksi HR herättää vastarintaa – ja miksi se on silti välttämätöntä
Moni toimitusjohtaja myöntää jälkeenpäin, että olisi kannattanut ottaa HR-tuki mukaan paljon aiemmin.
Mutta samaan hengenvetoon täytyy sanoa: ei ole helppoa tulla taloon HR-rooliin, kun ensimmäinen tehtävä on käynnistää työajanseuranta tai oikaista käytäntöjä, jotka työntekijöiden silmissä näyttäytyvät “saavutettuina etuina”. Helposti tulee vastaan kommentteja kuten: “Kaikki toimi hyvin ennen kuin HR tuli pilaamaan kaiken.”
Kun HR-osaaminen lopulta tuodaan sisään, alku ei aina ole ruusuilla tanssimista. Monessa yrityksessä HR-ammattilaisen ensimmäinen tehtävä on lähteä purkamaan solmuja – niitä, jotka ovat syntyneet vuosien varrella, kun kaikkea on hoidettu nopeasti, hiljaisesti ja parhaalla tarkoitetulla tavalla, mutta ilman kokonaiskuvaa. Esimerkiksi työajanseurannan käyttöönotto koetaan helposti saavutetun edun menetyksenä: “meillä on aina luotettu työntekijöihin”, “tämä on nyt sitä ison korporaation mikromanageerausta”.
Ja kun HR alkaa korjata rakenteita – tarkistaa etuja, oikaista vanhentuneita käytäntöjä tai ottaa käyttöön lain vaatimia työkaluja – syntyy helposti vastarintaa. Ei siksi, että työntekijät vastustaisivat kehitystä, vaan koska kukaan ei ole aiemmin kertonut, että näiden asioiden kuuluisi olla toisin.
HR:n rooli näyttäytyy muutoksen suunnannäyttäjänä – ei siksi, että halutaan muuttaa asioita, vaan siksi että on pakko kehittyä. Usein lakikin niin sanoo. Kun HR astuu mukaan kuvaan, mukana tulee vaatimuksia työajanseurannasta, yhdenvertaisuussuunnitelmista, työturvallisuuden kehittämisestä ja monista muista asioista, jotka eivät aiemmin ole olleet kenenkään työpöydällä – ainakaan tietoisesti.
Miksi HR-vastuu jää toimitusjohtajalle – ja miksi siitä on vaikea luopua?
Moni toimitusjohtaja – ja joissakin tapauksissa myös talousjohtaja, jolle vastuu on delegoitu – kokee HR-asiat omakseen. Syitä tähän on monia. Joskus taustalla on epävarmuus siitä, osaako täyttää oman roolinsa “täysillä”, jos HR-vastuu siirtyy muualle. Toisinaan kyse on siitä, ettei ole täysin ymmärretty, mitä HR-ammattilainen tuo mukanaan ja palkkaus saattaa siirtyä budjetäärisistä syistä. HR nähdään tuolloin usein vain kuluna – hyötyjä ei osata nähdä. HR:n rooli ei pidä sisällään kuitenkaan vain operatiivistä työtä kuten palkkojen tarkistusta ja maksattamista, etujen pyörittelyä tai uusien lounaspaikkojen etsimistä, vaan kokonaisvaltaista ihmisten ja rakenteiden johtamista ja tukemista.
On hyvä muistaa, että johdon pääasiallinen vastuu on yrityksen kasvun varmistaminen ja yrityskulttuurin rakentaminen ja ylläpito. HR-ammattilainen ei vie tätä roolia – vaan tukee sen toteutumista.
Milloin on oikea hetki tuoda HR mukaan?
Usein ensimmäinen reaktio on: “Nyt ei ole oikea hetki.” Ja se on totta – kasvu tuo kiireen, ja päivittäinen tekeminen ajaa kaiken muun edelle. Juuri siksi HR:n mukaantulo kannattaa suunnitella ennen kuin tilanne kriisiytyy.
HR:n ei tarvitse astua mukaan kokopäiväisesti heti alussa. Interim HR voi tulla tueksi vaikka kerran viikossa tai parina päivänä kuussa, tai yksinkertaisesti tarpeen mukaan – ja auttaa tunnistamaan, mitä asioita on hoidettava nyt, mitä voidaan rakentaa myöhemmin, ja mitä ei voi jättää hoitamatta ollenkaan.
Ammattilaisen näkökulmasta on tärkeää, että viimeistään noin 15 työntekijän kohdalla pysähdytään miettimään, mitä tapahtuu, kun seuraava kasvupyrähdys tulee. Mitä funktioita pitää olla kunnossa, jotta kasvu on kannattavaa ja hallittua? Tämä ei tietenkään koske vain HR:ää – vaan myös taloushallintoa, esihenkilötyötä ja operatiivista johtamista. Mutta HR on usein keskiössä, koska kasvu vaatii ihmisiä, ja ihmiset tarvitsevat perehdytystä, tukea ja rakenteita. Jonkun täytyy pitää huolta näistä kaikista.
Kestävä kasvu vaatii kestävän perustan
On jokaisen omistajan ja toimitusjohtajan etu, että yrityksen perusta kestää. Harva meistä perustaa yrityksen intohimosta työehtosopimuksiin, tasa-arvosuunnitelmiin tai lomalain koukeroihin. Siksi niihin kannattaa pyytää apua.
Jos tunnistat oman yrityksesi tästä kuvauksesta, nyt on hyvä hetki pysähtyä. Interim HR voi olla juuri se tuki, joka auttaa sinua rakentamaan strategisesti kestävän pohjan kasvulle. Ota yhteyttä niin keskustellaan, miten voin auttaa.